Un proces transparent și structurat, de la primul contact până la predarea documentelor organizate
Procesul nostru este conceput să fie simplu și previzibil. Știți întotdeauna în ce etapă se află proiectul dumneavoastră, ce urmează și când veți primi documentele organizate.
Fiecare etapă are obiective clare și puncte de verificare. Comunicăm proactiv despre progres și vă informăm imediat dacă identificăm probleme sau documente lipsă care necesită atenția dumneavoastră.
Totul începe cu o discuție despre volumul și tipul documentelor dumneavoastră. Ne spuneți ce perioadă fiscală trebuie organizată, câte documente aproximativ aveți și ce format doriți pentru rezultatul final.
După ce sunteți de acord cu abordarea propusă, stabilim detaliile practice: când și cum primiți documentele, când veți primi pachetul organizat, ce format va avea arhiva digitală.
Primiți documentele prin curier sau le aduceți personal la biroul nostru. Realizăm o inventariere inițială, numărăm documentele și confirmăm primirea completă.
Începe procesul efectiv de organizare. Sortăm documentele cronologic și le clasificăm pe categorii fiscale. Identificăm documentele incomplete sau problematice și vă semnalăm pentru clarificare.
Dacă ați optat pentru digitalizare, scanăm fiecare document în calitate înaltă. Creăm structura de foldere digitale identică cu organizarea fizică, facilitând navigarea intuitivă.
Pregătim dosarele fizice cu separatoare și etichete clare. Creăm indexul detaliat cu toate documentele, incluzând informații esențiale pentru fiecare: dată, furnizor, sumă, categorie.
Înainte de predare, realizăm o verificare completă. Controlăm dacă toate documentele sunt la locul lor, dacă indexul este complet și precis, dacă arhiva digitală corespunde celei fizice.
Livrăm pachetul complet organizat: dosare fizice, arhivă digitală pe USB sau cloud, indexul detaliat și raportul final. Explicăm sistemul de organizare implementat și răspundem la întrebări.
Transparență și informare constantă în fiecare etapă
Vă informăm când trecem la o nouă etapă a procesului. Știți întotdeauna unde se află proiectul dumneavoastră și ce urmează.
Dacă identificăm documente lipsă, incomplete sau problematice, vă contactăm imediat pentru clarificare sau completare.
Puteți contacta echipa oricând aveți întrebări despre proces, progres sau detalii tehnice. Răspundem prompt.
Vă reamintim termenele importante și confirmăm data de predare cu câteva zile înainte pentru a vă putea organiza.
Durata totală depinde de volumul de documente și serviciile selectate. Iată orientări generale pentru diferite scenarii:
Sortare, clasificare și arhivare fizică: 3-5 zile lucrătoare
Cu digitalizare inclusă: 5-7 zile lucrătoare
Sortare, clasificare și arhivare fizică: 7-10 zile lucrătoare
Cu digitalizare inclusă: 10-14 zile lucrătoare
Sortare, clasificare și arhivare fizică: 14-21 zile lucrătoare
Cu digitalizare inclusă: 21-30 zile lucrătoare
Termenele sunt orientative și pot varia în funcție de complexitatea documentelor și perioada anului. Vă oferim un termen precis după evaluarea inițială.
Răspunsuri la cele mai comune nelămuriri
Da, dar este recomandat să ne informați cât mai repede. Documentele adiționale pot fi integrate în sistemul deja creat, dar pot influența termenul de finalizare.
Vă semnalăm imediat documentele care par a lipsi bazat pe numerotarea sau logica secvenței. Puteți completa arhiva sau putem continua cu documentele disponibile, notând lipsurile în raport.
Vă trimitem actualizări regulate pe email sau telefon. Pentru proiecte mari, putem programa întâlniri intermediare de verificare progres.
Fiecare document este scanat ca PDF individual. Folderele sunt organizate pe calculator identic cu dosarele fizice. Indexul este în format Excel pentru ușurință în utilizare.
Nu. După predarea pachetului complet și confirmarea primirii de către dumneavoastră, ștergem toate copiile digitale din sistemele noastre pentru confidențialitate maximă.
Da, dacă decideți să adăugați digitalizarea sau alte servicii după ce am început, putem ajusta proiectul. Vă informăm despre impactul asupra termenului și costului.
Contactați-ne pentru a discuta despre documentele dumneavoastră și a primi o estimare personalizată. Primul pas este o conversație simplă despre nevoile dumneavoastră.